Forposta - Poczta nowej generacji

newsletter

Jeśli chcesz śledzić rozwój ForPOSTA S.A., jak również wdrażanie nowych usług oferowanych klientom, dołącz do naszego newslettera!

Zasady rozsyłania oraz wiecej informacji znajdą państwo na podstronie dotyczącej newslettera.

Wysyłanie listów firmowych

Wysyłanie listów firmowych może przebiegać sprawniej

Komunikaty PR

Współczesne firmy funkcjonują coraz szybciej, usiłując na każdym kroku wyprzedzić konkurentów w walce o klientów i kolejne zamówienia. Firmowe procesy, usprawnione przez systemy informatyczne wspomagające biznes, bywają jednak spowalniane przez czynniki, nad którymi przedsiębiorstwa nie mają pełnej kontroli.

Żadna firma nie istnieje w próżni. Nawet jeśli została zorganizowana w perfekcyjny sposób, pewne aspekty jej funkcjonowania zawsze będą zależne od otoczenia. Na przykład dostępność środków finansowych będzie uzależniona od zdolności płatniczej kontrahentów, polityki banków, ale także np. od szybkości, z jaką urząd zwróci należną nadpłatę podatku.

Na co dzień najbardziej odczuwalne są jednak sprawy pozornie błahe, ale związane ze zwykłym funkcjonowaniem, jak chociażby konieczność codziennego spędzania czasu w kolejce na poczcie. Pracownik sprawnie działającej firmy, udając się na pocztę, może poczuć się tak, jakby trafił do zupełnie innego świata, w którym czas, nawet jeśli się nie zatrzymał, to przynajmniej zwolnił.

Biznesowe spowolnienie

- Świadcząc usługę wirtualnego biura wysyłamy korespondencję nie tylko własną, ale i naszych klientów, dlatego kolejki na poczcie są nam dobrze znane. Czasem nasz pracownik musi spędzić przy okienku nawet 60 minut – mówi Katarzyna Brudnicka, dyrektor warszawskiej spółki Gold Place.

Listy firmowe zazwyczaj wysyłane są w formie poleconej. Dlaczego? W większości sytuacji nie byłoby to konieczne, gdyby nie obawa, że list zwykły po prostu nie dotrze do adresata. Dlatego przedsiębiorcy płacą za listy polecone nawet wtedy, gdy wystarczyłoby wysłanie listu zwykłego, ponieważ boją się, że list zwykły zginie po drodze. Gdy tak się stanie, taką usługę trudno jest zareklamować, gdyż list zwykły w Poczcie Polskiej nie jest rejestrowany, a więc właściwie nie ma po nim śladu w żadnym systemie.

Poza tym jedyna opcja, aby przekonać się, że list rzeczywiście dotarł do adresata, to wysłanie go za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, ale zanim „zwrotka” wróci z poczty do nadawcy, czasem mija kilka tygodni. Brzmi to kuriozalnie, szczególnie jeśli zestawimy takie tempo z szybkością procesów w prywatnych przedsiębiorstwach. Można nawet dojść do wniosku, że kolejki na pocztach i tempo przekazywania informacji o przesyłkach spowalnia funkcjonowanie wielu firm, hamując przez to szybkość ich rozwoju.

Znacznie łatwiejsze jest korzystanie z usług firm kurierskich. Ich przedstawiciele sami zjawiają się u klienta, by odebrać przesyłkę. Następnie paczki nadane za pośrednictwem kuriera mogą być monitorowane przez klienta przez internet. Niestety, usługi firm kurierskich są zazwyczaj droższe, a przez to nieopłacalne przy wysyłce zwykłych listów. Codzienne funkcjonowanie firm byłoby znacznie łatwiejsze, gdyby w podobny sposób działali operatorzy pocztowi.

Nadzieja w uwolnieniu rynku

Obecnie pojawiają się już jednak na polskim rynku rozwiązania, które umożliwiają przedsiębiorstwom wysyłanie listów w sposób bardzo zbliżony do tego, jaki znamy z firm kurierskich. Odnosi się to nie tylko do nowej oferty Poczty Polskiej, która wprowadziła do oferty opcję Przesyłki Firmowej oraz elektronicznego powiadamiania o przesyłce. Znacznie bardziej rozbudowane usługi oferują także operatorzy prywatni, którzy po uwolnieniu rynku pocztowego, postanowili przedstawić klientom swoje własne wizje nowoczesnej obsługi korespondencji.

- Obecnie klient nie musi już wychodzić z biura, ani tym bardziej stać w kolejkach, żeby nadać swój list. Klient może zostać obsłużony przez dedykowanego listonosza, który odbierze od niego wszystkie listy, zupełnie tak, jak zrobiłby to kurier – mówi Tomasz Kuśmierski, prezes zarządu ForPOSTA S.A. –Zarówno odbiór korespondencji od klientów, jak i proces doręczania przesyłek realizowany jest przez listonoszy wyposażonych w urządzenia skanujące i GPS, co oznacza, że każda przesyłka jest rejestrowana oraz bezbłędnie lokalizowana już w momencie nadania – dodaje.

W przypadku usług ForPOSTA, monitoring korespondencji dotyczy także listów zwykłych. Oznacza to, że nawet nadając list, którego wysłanie kosztuje 80 groszy netto, klient może sprawdzić przez internet, na jakim etapie znajduje się przesyłka, np. czy jest w terminalu przeładunkowym, oddziale czy też jest w trakcie doręczania. Gdy list dotrze do adresata, nadawca zostanie o tym powiadomiony przez sms, e-mail lub komunikat systemowy.

Usługi oferowane przez prywatnych operatorów pocztowych zostały przygotowane właśnie jako odpowiedź na rosnące potrzeby firm – zarówno tych dużych, jak i najmniejszych. Choć więc każda firma jest do pewnego stopnia uzależniona od stylu funkcjonowania innych przedsiębiorstw i instytucji, nie zawsze musi poprzestawać na rozwiązaniach znanych z przeszłości. Usługi pocztowe stanowią tutaj dobry przykład. Każda firma może usprawnić swoje procesy, musi jednak zapoznać się z ofertą dostępną na rynku i znaleźć rozwiązanie najlepiej dostosowane do swojej specyfiki.

źródło: http://www.biznes.newseria.pl/komunikaty/wysylanie_listow,b2038046814